나의 시간관리 방법


시간관리는 보람있게 산다든가, 다늦게 지나고 난 다음에 허송생활 했다고 후회하는 고차원적인것이 아니라도, 그날 그날 할일을 그날에 끝내기 위해서도, 그래서 일을 능율적으로 처리하기 위해서, 직장에서 가장 중요한 일이라고 생각한다. 같은 8시간을 능율적으로 일하면, 한가한 매일을 보내면서도 자기일을 다할수가 있고, 시간을 능율적으로 활용못하는 사람은 항상 바쁘면서도 제때에 일을 하지못하게 된다. 원론적이고 고차원적인것은, 똑같은 일을 해도 어떤사람은 허송세월 했다고 하고, 어떤사람은 잘 보냈다고 생각할수도 있어, 각자의 인생관이나 가치관에 따라 다를수 있기 때문에, 여기서는 후자의, 주로 직장에서의 시간관리 얘기를 하고자한다, (이것은 내가 직장에서 부하교육 때 수없이 얘기했든 내용이고, 지금은 남는 시간의 처리가 오히려 더 큰 과제지만, 직장생활하든 때의 이야기를 하고자한다.)

나의 시간관리법은 크게 세가지였다. 그것은

(1) 한시간의 계획은 10시간의 실무시간을 절약해 준다.

(2) 부하를 밑고 부하에게 일을 맡겨라.

(3) 그리고 “우선순위의 선정법"이다.

나는 일하는 시간보다 생각하는 시간을 더 많이 갖인다. 나의 콤퓨터에는 앞으로 내가 할일들이 나열되어 있다. 어떤 때는 몇가지 밖에 안될 때도 있고, 어떤 때에는 수십가지일 때도 있다. 또 어떤것은 장기적으로 몇달 몇년을 계속 수행해야 할것도 있고, 어떤것은 단기적으로 끝날것도 있으며, 어떤것은 지금 당장 또는 오늘중으로 꼭 해야할것도 있고, 어떤것은 내일로 밀어도 괜찮은것도 있어 각양각색인것이 보통이다. 이래서 아침에 출근하면 우선 일을 시작하기 전에 이 리스트를 다시 재검토하면서 한동안을 생각하며 보낸다. 물론 끝난것은 그때 그때 지우고, 새로 생긴일은 그때 그때 새로 추가해 나가면 새로 리스트를 만들 필요는 없다.

여기서 내독특한 방법이 있는데, 대부분의 사람은 중요한 일부터 손을 대지만, 내 일차적 목표는 항목수를 줄이는데에 있다. 정말 긴급한것은 별도지만, 지금 당장 하지 않으면 큰일날것이 아니라면, 우선 최우선 순위는 단시간에 할수 있는것들이다. 예컨데 전화 한통화면 끝날것이나, 5분 10분이면 끝낼수 있는것들이다. 이렇게 해서 우선 간단히 끝날것부터 끝내고 나면, 항목수가 줄어든다. 해보면 알지만, 이런것들이 의외로 많아, 아침의 한두시간을 이런것 정리하는데 쓰면, 남는것은 그리 많지않고, 그때부터는 한두가지에 집중할수가 있어, 우선 머리속이 깨끗해진다.

그다음에는 일의 긴급성이나 중요도에 따라, 나머지 일들의 우선순위를 지정하고, 오늘 집중적으로 해야할일을 가능한한 한두가지만 골른다. 그러면 나머지 시간은 다른 생각없이 여기에 집중할수가 있다.

그때 그때 단시간에 처리할수있는 일들은 계획이 그렇게 중요하지 않지만, 조금만 오래걸릴것은 계획이 중요하다. 가령 영업사원이 하루에 5군데 고객을 찾아가야하는데, A-B-C-D-E의 순으로 가느냐? B-D-C-E-A의 순으로 가느냐? D-C-A-B-E의 순으로 가느냐에 따라 시간은 엄청난 차이를 갖어올수 있다. 더욱이 교통이 가장 혼잡한 시간에 어디를 피하느냐? 까지 계산에 넣는다면, 차이는 더커진다. 과연 어떤것이 가장 능률적인 순서냐?를 시간이 걸리드라도 여러모로 생각하고 실행을 하면, 훨신 능율적으로 수행할수 있고, 단시간에 끝낼수 있다. (이것은 우리집사람의 쇼핑때에 자주하는 잔소리이기도 하다.)

많은 사람들이 남을 못믿고 자기손으로 처리해야 마음이 놓이는것 같은데, 나는 최대한으로 부하에게 실무일을 맡기고, 나의 시간은 주로 생각하고 계획하는데 쓴다. 내주장은, 말단의 기계적인 일만하는 여공이나, 청소원이나, 수위는 별로 생각할것도 없지만, 사원은 최소한 한달앞의 일을 생각하고, 과장은 최소 석달 앞을 생각하고, 부장은 일년 앞을 생각해야하며, 사장은 적어도 십년 앞을 생각해야한다고 본다. 그러니까, 사원은 자기시간의 최소 10%, 과장은 20-30%, 부장은 30-40%, 사장은 80%이상을 생각하는데 소비해야한다.

일반적으로 부하는 나보다 나이가 어리다보니까, 경험이 나만 못하여, 전문지식이 나만 못한 경우가 많지만, 나도 그나이 때에는 그렇거나 그만도 못했을수도 있었다고 생각하여 거이 틀림이없다. 그러면서 극히 중요하여 실수하면 큰일날 일이 아닌한, 일부러 실수를 하도록 놔둔다. 이것도 쎄미코어에서 배운것이지만, 사람은 실수를 통해서 배워야만 머리속에 깊이 박히고, 이래야 부하 육성이 빠르다. 그리고 사람은 자기를 믿어주는 상사여야 깊이 존경하고 따른다.

한국 회사에서는 자기의 No.2 Man을 양성하지 않고, 내가없으면 일이 안된다는것을 자랑으로 생각하는 사람이 많지만, 그러다가 자기가 교통사고라도 당하면 회사는 어쩔건가? 나의 자랑은 언제나 “내가 갑자기 없어져도 우리조직은 꺼떡도 없다"는 것이었다. 이래서 내가 KMI에서 미국 AMI로 전근이되어 미국에가서, KMI를 담당한 부사장에게,“앞으로 일년내에 KMI에서 내가 없어서 뭐가 잘못된다면, 그것은 전부 내잘못"이라고 큰소리 쳤었고, (일년이 넘으면, 내가 만들어 놓은 조직이 변할수도 있으니까, 그이상을 보장할수는 없고…) 삼성에서도 5주간을 유럽출장을 가면서도 일부러 회사에 전화 한번 안했다. 그래도 아무 문제없이 잘될것에 확신이 있었으니까….

이래서 나는 부하들에게도, 항상 출근해서 처음의 최소 30분은 일하지 말고 생각하라고 요구했었고, 내 평생에 비정상적인 사고가 났을 때를 제외하고는, 바쁜 때가 없었다. 이러다가 혹시라도 바뻐지면, 화가나고 불안해진다. 내가 일을 끌고나가지를 못하고 끌려가는것 같은 생각이 들기 때문이다. KMI 공장장으로 새공장을 세우면서도 오후 5시가 조금 넘으면 매일 퇴근했고, 실제로 내가 일을 했다고 생각되는것은 하루에 5-6시간 정도밖에 안된다. 나머지는 이사람 저사람과 (식당에가서 여공들과도) 잡담하며 지났다. 대만에 AMI에서 혼자 파견되어 대만인들만 데리고 공장을 신설할 때에도, 모두가 얼마나 바쁘겠느냐?고 했지만, 거기서도 5시가 조금 넘으면 어김없이 퇴근했다. 대만인들이 7시 8시까지 퇴근 않는 습관이 있기에, 5시 정시퇴근을 강요해서, 한달이 넘겨걸려 5시 정시퇴근을 하는 버릇으로 바꿨지만, 유난히 바뻐지는것 같지도 않았고, 업무가 지연되어본 일도 없었다. 결국, 5시에는 꼭 퇴근해야한다고 결심을 하게되면, 자연히 시간낭비가 줄어드는데, 7시 8시에 가도 된다고 생각하니까, "조금 있다해도 되지" 하는 생각이 들어, 질질 끌다가 결국은 그날에 끝을 못내게 되는 경우가 많다.